Digitalisierung im Studierendenwerk München Oberbayern
Vom Personalmanagementsystem bis hin zur Aktenbearbeitung
Die Abteilungen und Stabsbereiche wirkten 2025 mit tatkräftiger Unterstützung der Abteilung IT darauf hin, die Digitalisierung von Prozessen im Studierendenwerk voranzubringen. An bestimmten Schnittstellen, wie dem Bezahlvorgang in den Mensen oder der E-Akte des Amts für Ausbildungsförderung, arbeiteten verschiedene Teams gemeinsam mit externen Partnern an einer Lösung. Unser Ziel sind langfristig tragfähige Strukturen, die zu unseren Bedarfen passen.
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zum Zweck. Wir schaffen durch die Digitalisierung Freiräume für die Studierenden und unsere Mitarbeitenden und verhindern ein Versinken in Aktenbergen.
Cloudbasiertes Personalmanagementsystem eingeführt
Einen großen Meilenstein der Digitalisierung erreichte das Studierendenwerk bereits am 1. Januar 2025 mit der Einführung des neuen cloudbasierten Personalmanagementsystems. Über dieses System lassen sich alle zentralen Arbeitsabläufe des Stabs Personal abwickeln.
Dadurch ergaben sich einige Neuerungen für die Beschäftigten, allen voran die Zeiterfassung via App oder Computer statt per Chip und Terminal. Außerdem wird dem größten Teil der Mitarbeitenden die Entgeltabrechnung seit 2025 digital und nicht mehr postalisch zur Verfügung gestellt.
Mitarbeitenden stehen vielfältige Funkionen zur Verfügung
Auf der Mitarbeiter-Plattform des Personalmanagementsystems haben Beschäftigte zudem die Möglichkeit, die gestempelten Arbeitszeiten einzusehen und zu korrigieren, ihre Urlaubstage zu buchen oder andere Fehlzeiten einzutragen. Ebenfalls einsehbar sind interne Stellenausschreibungen, da auch der Bewerbungsprozess über das neue Personalmanagementsystem durchgeführt wird.
Genauso können Beschäftigte nun Reiseanträge oder Anträge auf Sonderurlaub in der App oder am Computer stellen, sodass diese Arbeitsabläufe beschleunigt werden konnten. Auch zur Abrechnung der Rufbereitschaft ist seit 2025 kein Papier mehr notwendig und die Änderung von Adresse oder Bankverbindung kann durchgeführt werden, ohne dass Formulare per Hauspost verschickt werden müssen.
Die Bilanz des ersten Jahres mit dem neuen Personalwirtschaftssystem ist positiv. Geplant ist die Digitalisierung weiterer Prozesse.
Unsere neues Personalmanagementsystem vereinfacht unter anderem den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden, erhöht deren Autonomie und zahlt so direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein.
Einführung des offenen Bezahlsystems in den Mensen
Die Hochschulgastronomie erweiterte ihr Bezahlsystem um weitere moderne Zahlungsmöglichkeiten. Dabei entwickelte das Studierendenwerk in Zusammenarbeit mit der Ludwig-Maximilians-Universität, der Technischen Universität München und der Hochschule München im Rahmen des Pilotprojekts „Digitaler Mensapass“ eine Lösung zur Identifizierung der verschiedenen Kundengruppen (Studierende/Bedienstete/Gäste) durch digitale Ausweise und testet diese Lösung im Echtbetrieb in ausgewählten Mensen.
In mehreren Pilotbetrieben wurden so zusätzliche Zahlungsmöglichkeiten wie Giro-, Debit-, Kreditkarte oder Mobile-Payment mit Smartphone und Smartwatch (Googlepay und Applepay) etabliert. Vor allem letztere Zahlungsmöglichkeit ist unter jungen Menschen weit verbreitet. Der Roll-Out des offenen Bezahlsystems ist für das Wintersemester 2026/2027 vorgesehen.
Beratungsstellen führen Online-Buchungssystem ein
Auch die Beratungsstellen erweiterten 2025 ihre digitalen Services. Die Allgemeine und Soziale Beratung sowie die Stipendienberatung führten ein Tool ein, mithilfe dessen Studierende Termine online buchen und Ihren Berater/-innen schriftliche Anfragen schicken können. Die besondere Herausforderung ist, dass das System einen sehr sicheren und anonymen Datentransfer garantieren muss. Das Online-Buchungssystem wird gut angenommen bietet einen dem Nutzungsverhalten der Zielgruppe entsprechenden Zugangsweg zu den Beratungsdienstleistungen.
Umstellung auf elektronischen Rechnungseingang
Seit dem Berichtsjahr gelten im Studierendenwerk strukturierte E-Rechnungen als Standard. Nach einer Vorbereitungsphase im Jahr 2024 lief die Umstellung zum 1. Januar 2025 erfolgreich ab. Das Studierendenwerk nutzt seitdem das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD, welches eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Das Format entspricht der geltenden Norm für B2B- und B2G-Geschäfte. Im Jahr 2025 bearbeiteten die Mitarbeitenden der Buchhaltung insgesamt 34.000 Eingangsrechnungen.
Das Team des Stabs Finanzen begleitete außerdem das Pilotprojekt der Einführung eines offenen Bezahlsystems in den Mensen. Die Mitarbeitenden prüften hierbei insbesondere die korrekte Abwicklung und Zuordnung der Zahlungseingänge.
Vorbereitung zur Einführung der E-Akte
Das Amt für Ausbildungsförderung bereitete sich 2025 intensiv auf einen großen Meilenstein vor: die Einführung der E-Akte. Das Team traf weitreichende infrastrukturelle und organisatorische Maßnahmen, die von digitalen Ordnerstrukturen über einheitliche Benennungsregeln bis hin zu digitalen Aufgabenlisten für Wiedervorlagen im Fachverfahren BAFSYS (BAFöG-SYStem) reichen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begannen außerdem damit, Unterlagen, die in Papierform eingegangen waren, in die neue digitale Struktur zu überführen. Bis Ende 2026 ist eine Übergangsphase geplant, in der E- und Papierakte parallel geführt werden, bevor vollständig auf die Papierakte verzichtet werden kann.
Zukunftsweisender Rahmen: Einführung der KI-Richtlinie
Um den digitalen Wandel nicht nur technisch, sondern auch verantwortungsvoll und zukunftssicher zu gestalten, hat das Studierendenwerk München Oberbayern im Jahr 2025 eine eigene Richtlinie zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI-Richtlinie) eingeführt. Diese schafft einen klaren und verlässlichen Rahmen für die Nutzung von KI-Tools im Arbeitsalltag. Ziel ist es, Innovationspotenziale auszuschöpfen, Arbeitsprozesse sinnvoll zu unterstützen und gleichzeitig den Datenschutz sowie ethische Standards konsequent zu wahren.