Tschüss, Papierstapel – hallo, E-Akte! Das Amt für Ausbildungsförderung hat 2025 den Grundstein für die voll digitale Bearbeitung gelegt. Mit einem verbesserten Personalschlüssel konnten zudem die Bearbeitungszeiten spürbar gesenkt und Bescheide schneller auf den Weg gebracht werden.
Einführung der E-Akte
Das beherrschende Thema im Jahr 2025 war im Münchner Amt für Ausbildungsförderung die intensive Vorbereitung auf den digitalen Wandel: Die Einführung der E-Akte steht unmittelbar bevor. Um diesen Meilenstein zu erreichen, wurden im Berichtsjahr infrastrukturelle und organisatorische Maßnahmen getroffen. So wurde ein eigener Scanraum eingerichtet, der mit Scannern und einer spezialisierten Sortierablage ausgestattet ist. Ein zentrales Element der neuen digitalen Struktur sind die rund 30 QR-Codes zur automatisierten Benennung von BAföG-Dokumenten, die durch die IT des Amts für Ausbildungsförderung in Regensburg erstellt wurden. Hinter den Kulissen wurden zudem neue Prozessabläufe entwickelt: Von digitalen Ordnerstrukturen über einheitliche Benennungsregeln bis hin zu digitalen Aufgabenlisten für Wiedervorlagen im Fachverfahren BAFSYS (BAFöG-SYStem)*. Die BAföG-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter haben bereits damit begonnen, Dokumente aus dem bestehenden Aktenbestand in die neue digitale Struktur zu überführen. Nach erfolgreichen Scantests im Januar 2026 hat ab Mitte Februar das erste Team mit dem Live-Betrieb des Einscannens begonnen, gefolgt von weiteren drei Teams. Bis Ende 2026 ist eine Übergangsphase geplant, in der parallel zur E-Akte noch die Papierakte geführt wird, bevor das „ersetzende Scannen“ den vollständigen Verzicht auf Papierakten ermöglicht.
Verbesserter Personalschlüssel
Ein bedeutender Erfolg für die Arbeitsfähigkeit des Amtes war die Bereitstellung eines verbesserten Personalschlüssels ab April 2025 durch das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst. Diese personelle Verstärkung trug maßgeblich dazu bei, den Bearbeitungsrückstand signifikant aufzuholen. Erstmals konnte bei nachgereichten Dokumenten eine Bearbeitungszeit von lediglich zwei Monaten erreicht werden. Dies bedeutet für die Studierenden eine wesentlich höhere Planungssicherheit, da Bescheide oder Rückfragen zu unvollständigen Unterlagen nun zeitnah erfolgen. Insbesondere auch im Namen unserer BaföG-beantragenen Studierenden ein herzliches Dankeschön an den Freistaat für diese wichtige Unterstützung.
Auf Social Media erinnerten wir die BAföG-Empfänger/-innen an den Termin zur Einreichung des Weiterleistungsantrags
BAföG-Förderung im Spiegel der Zahlen
Trotz eines leichten Rückgangs bei den eingegangenen Anträgen im Jahr 2025 (von 2024: 12.881 auf 2025: 12.771) verzeichnete das Amt für Ausbildungsförderung in wichtigen Bereichen einen Zuwachs. Hervorzuheben ist der leichte Anstieg der geförderten Studierenden auf 9.216 (Vorjahr: 9.127) Personen sowie die Steigerung des gesamten Auszahlungsbetrags auf über 70,5 Mio. Euro (Vorjahr: ca. 69,4 Mio. Euro).
Diese Entwicklung wird durch die Anpassung der Bedarfssätze gestützt: Der durchschnittliche monatliche Förderbetrag stieg von 619 Euro auf 653 Euro an, was eine punktuelle Entlastung darstellt. Dennoch muss kritisch festgehalten werden, dass dieser Betrag angesichts der massiv gestiegenen Lebenshaltungskosten – insbesondere der Mieten im Raum München und Oberbayern – weiterhin zu niedrig bemessen ist. Eine kontinuierliche und realitätsnahe Anpassung der BAföG-Sätze bleibt daher eine dringende sozialpolitische Forderung, um die Chancengerechtigkeit im Studium dauerhaft zu herzustellen. Der DSW setzt sich lautstark und nachdrücklich für diese Forderung ein.
Während die Anzahl der erstellten Bescheide im Vergleich zum Vorjahr (18.707) auf 16.400 sank, blieb die Digitalisierungsquote auf einem konstant hohen Niveau. Mit 9.045 digitalen Anträgen – darunter 3.330 Erstanträge – festigen die digitalen Einreichungswege ihren Status als Standard im Antragsverfahren. Dies bestätigt den eingeschlagenen Weg der konsequenten Digitalisierung und bereitet die Basis für die Volleinführung der E-Akte.
Darlehenskasse der Bayerischen Studierendenwerke e.V.
Die DAKA zielt darauf ab, bedürftigen Studierenden in Bayern durch faire Studienabschlussdarlehen die Vorbereitung auf ihre Abschlussprüfungen zu erleichtern und ihnen einen erfolgreichen Studienabschluss zu ermöglichen. Im Geschäftsjahr 2025 (Wintersemester 2024/25 und Sommersemester 2025) wurden über das Studierendenwerk München Oberbayern 45 Einzeldarlehen bewilligt, mit einem Gesamtbetrag von 161.800 Euro (davon 27 Erstanträge mit 93.700 Euro und 18 Folgedarlehen mit 68.100 Euro).
* Bei BAFSYS handelt es sich um die zentrale Standard-Software, die in Bayern und vielen anderen Bundesländern zur computergestützten Bearbeitung von Anträgen nach dem BAföG eingesetzt wird.
